自分自身ができている事ばっかりじゃないですけど、個人的に意識している仕事のコツみたいなやつを書きたいと思います。 「エラそうに！」って言う方は、コメントで批判して上げてください。

僕がいつも考えているテーマは「仕事をコントロールする」って事です。 業種によっては難しいのかもしれませんが、内勤の人は多かれ少なかれ「仕事をコントロール」するって事が重要だと思うのです。

スケジュールは頭で管理しない

仕事に納期はつきものです。基本的に納期の管理を記憶に頼っている人とは怖くて仕事したくありません。 納期というものは理由があるから決められているわけで、それをぶっ飛ばすと自分以外の人が迷惑します。

いくら記憶力に自信があってもスケジュールが自分の頭以外のものに預けるべきです。

秘書を雇える人なんてそんなにいませんので、現実的には手帳かスケジュール管理ソフトに頼ることになります。 別にどっちでもいいと思いますが、個人的にはデジタルがおすすめです。

手帳はすぐ書き込めるし持ち運びにも便利ですが、記憶以外はしてくれません。 デジタルは納期の1日前やミーティングの出発時刻にアラームを鳴らすって事が簡単にできます。 すっかり忘れていてもちゃんとお知らせしてくれる頼もしい秘書です。

オンラインだったらGoogleカレンダーがおすすめです。 最近の携帯電話はPDA並なので、携帯でもかなり行けると思います。持ち運び便利ですし。

僕はMacについてるiCalを使って、携帯電話と同期しています。これでパソコンがなくても携帯でスケジュールの確認ができますし、アラームも鳴らしてくれます。

一定時間以上かかる仕事はスケジュールに組み込む

スケジュール管理をしていても、ミーティングくらいしか入れていないって人も多いかもしれません。

でも個人的には仕事(作業)もスケジュールに入れるべきだと思います。例えば「○○○の資料を整理する」って感じの確実な時間が決められていない仕事もです。

僕は1時間以上かかりそうな仕事はすべてスケジュールソフトに記入します。そうすればその日の忙しさもわかりますし、完了させるまでの見込み時間を読む技術も上がって行きます。

でも作業までスケジュールに組み込むとかなりごちゃごちゃしちゃいますので、色分けします。 赤：ミーティング　オレンジ：作業って感じで。(画像参照)

例えば画像の2/16日の下の方は空いてますので、気になる事を調べたり○○ちゃんをデートに誘ったりできるわけです。

すべての仕事をスケジュールに組み込むと、空き具合がすぐにわかります。もし何か急な仕事を頼まれたら「できます」「できません」「○日なら空いてます」という返答もしやすくなります。

休憩を最大のご褒美にしない

よく大変な仕事をする前に、「これが終わったらチョコとコーヒーで休憩する！」ってご褒美を設定しますが、個人的にはおすすめしません。 だって終わらないとチョコもコーヒーもゲットできないじゃないですか。

僕は弱い人間なので、そういう我慢ができません。

大変な仕事をする前に、スタバでコーヒーとクッキーを買って、好きな音楽をしながら仕事した方が幸せじゃないですか？

公私混同上等

よくオンとオフでスケジュール帳を分けている人がいますが、めんどくさくないんでしょうか？バッティングしそうですし。

うちの会社は昼寝ができます。無言でソファーベットに突き進み、寝ます。 amazonで仕事中に注文することもザラですし、吉祥寺で一人ショッピングツアーを楽しむ事もあります。

仕事とプライベートは完全に分けたい！って人もいるとは思いますが、やる気がでなかったり調子が悪い時は思い切って遊んじゃうのもいいんじゃないでしょうか？ まあ、職場によると思いますが。。

まとめ

というわけで、ようはスケジュール管理をきっちりやってできるだけ精神的な負担を減らそうってことです。 スケジュール管理ができていれば、仕事中必要以上な重圧に悩まされる事もないですし、平日の夜予定を入れたりもしやすくなります。

とにかく、今やらなければならないことが一カ所に集まっている事が大切だと思います。 あとどのくらい仕事があって、どのくらいの余裕があるのか。これを即答できるようになるのが「仕事をコントロールする」第一歩だと思ってます。